Coordinamento Servizi Informatici Bibliotecari di Ateneo
	Università degli Studi di Lecce

Parlando della realizzazione di sistemi informativi nazionali, di cataloghi nazionali, o di collezioni di documenti elettronici, è inevitabile parlare, e soprattutto disporre, di dati bibliografici, ed è necessario inoltre che questi dati siano agevolmente maneggiabili, e quindi che siano disponibili in uno dei formati di scambio a tutt'oggi consolidati come Usmarc e Unimarc.

Allo stato attuale in Italia, a seguito del movimento di informatizzazione delle biblioteche avvenuto tra gli anni '80 e gli anni '90, disponiamo di un panorama assai vario, ma consolidato, di sistemi di gestione installati nelle biblioteche, che però contengono solo i dati correnti, cioè quelli che sono stati inseriti dal momento in cui le biblioteche hanno cominciato ad usare il loro sistema informatizzato.

Infatti questo è il momento in cui, maturato il processo di informatizzazione, le biblioteche sentono la necessità di poter disporre di un catalogo informatizzato completo, eliminando i disagi che derivano dalla consultazione di più cataloghi ed estendendo i vantaggi propri di una ricerca informatizzata alle notizie bibliografiche relative all'intero patrimonio della biblioteca: questo è possibile effettuando un recupero della catalogazione pregressa con un progetto di conversione retrospettiva.

La conversione retrospettiva è la conversione delle registrazioni bibliografiche esistenti in una biblioteca, dal supporto cartaceo al formato elettronico, nel rispetto di standard, regole e formati attuali; è, di fatto, un trasferimento delle notizie bibliografiche dalla scheda cartacea al record elettronico, che prevede l'interpretazione della scheda (documento fonte), spesso costruita sulla base di regole che sono cambiate nel tempo, e la ricodifica della notizia sulla base di regole e formati adottati dalla biblioteca per il proprio attuale catalogo informatizzato.

Si tratta quindi di un cambio di supporto, attento e studiato, ma sempre un cambio di supporto e non un mezzo per ricostruire e migliorare cataloghi disastrati o poco curati. Le eventuali incoerenze presenti nei cataloghi cartacei da cui si parte saranno presenti anche sul catalogo informatizzato risultato della conversione; sarà comunque possibile sfruttare le caratteristiche di un catalogo in linea per intervenire sulle duplicazioni e uniformare gli accessi. E' possibile invece che la conversione retrospettiva diventi un sistema per migliorare i servizi aumentando di molto le potenzialità di recupero delle informazioni grazie ad una attenta strutturazione di queste in campi e sottocampi ed alla capacità di chi effettua il lavoro. Ad esempio, a differenza del catalogo cartaceo, sarà possibile cercare per le parole interne al titolo o all'intera descrizione, oppure codificare e far diventare un accesso alla notizia bibliografica i titoli di opere contenute, presenti o meno nel frontespizio, che, nella scheda tradizionale, trovano solitamente posto nella descrizione, o in nota, a meno di non creare una scheda secondaria che da ogni titolo contenuto rimandi al quella principale.

Il poter disporre di un catalogo completamente informatizzato, grazie alla conversione retrospettiva, è non solo il completamento della biblioteca elettronica, cioè della biblioteca che ha informatizzato tutte le procedure come le acquisizioni, la catalogazione, l'Opac di consultazione, la gestione dei periodici e quella del prestito che, in particolare, ha bisogno di avere tutto il patrimonio in linea per operare correttamente, ma è anche il punto di partenza per realizzare la biblioteca digitale, ossia quella biblioteca, o parte di biblioteca, che mette a disposizione i documenti in formato digitale, siano essi testi (libri, articoli), registrazioni sonore e video (conferenze, musiche, lezioni), immagini o quant'altro sia possibile rendere in formato digitale. Risulta immediato che per poter accedere al deposito di questi documenti (object server) e riprodurli sul proprio PC con un normale browser web (Netscape, Internet Explorer) è necessario poter recuperare dal catalogo in linea la notizia bibliografica che li descrive e che, al posto o a fianco della collocazione, proponga un link al sito che li contiene e al documento stesso. Il momento nel quale una biblioteca può effettuare un progetto così impegnativo come la conversione retrospettiva va scelto con attenzione in quanto devono essere maturate alcune condizioni che sono necessarie per la buona riuscita del progetto stesso.

E' necessario che ci sia la volontà politica, in quanto un progetto di questo tipo non coinvolge solo il personale di biblioteca, ma impegna anche molti altri uffici dell'Ateneo come l'Ufficio Legale per quanto riguarda l'espletamento della gara d'appalto, la ragioneria e l'economato per gli impegni di denaro e il pagamento delle fatture, il centro di calcolo per la scelta delle attrezzature e il supporto alla parte informatica del progetto, oltre, ovviamente, a tutto il personale bibliotecario. Infine si devono prevedere ripercussioni anche sui servizi bibliotecari come ad esempio l'impatto in termini di richieste di prestito interbibliotecario che la messa a disposizione su Internet dell'intero catalogo inevitabilmente provoca. A questo proposito nel 1993, l'allora Rettore di Ca' Foscari, prof. Paolo Costa, al momento di avviare questo progetto per la creazione di un catalogo unico informatizzato e la conversione retrospettiva dei cataloghi di tutte le biblioteche, ha voluto costituire un centro di servizi, i Servizi Bibliotecari ed Informatici appunto, con il compito di progettare, realizzare e gestire tutti i progetti di natura biblioteconomico-informatica, all'interno del quale organizzare un servizio centrale specifico di Reference e InterLibrary Loan, che attualmente effettua circa 2000 ricerche bibliografiche e oltre 4000 movimenti di InterLibrary Loan e Document Delivery, in grado di sopportare anche le richieste esterne di documenti conservati nelle biblioteche di Ca' Foscari.

La conversione retrospettiva, se eseguita con correttezza e professionalità, costituisce un notevole impegno di risorse finanziarie, che l'Ateneo deve rendere disponibili, e questo risulta evidente se consideriamo che il prezzo medio per record rilasciato va dalle 2500 alle 3000 lire; questo significa che per un progetto in cui si prevede il rilascio di circa 500.000 record, si può ipotizzare una spesa che va da un miliardo e 250 milioni a un miliardo e mezzo.

E' necessario inoltre che la biblioteca disponga di un sistema di gestione consolidato in modo che sia possibile valutare quale sarà la reazione del sistema alle scelte biblioteconomiche di formato e indicizzazione.

Un progetto di conversione retrospettiva non deve interrompere l'attività corrente delle biblioteche, e, in quanto cambio di supporto, deve essere svolto nel modo più rapido e meno costoso possibile. Le modalità operative per la realizzazione di questo progetto possono prevedere l'utilizzo di sole risorse interne, cioè un data entry da parte del personale di biblioteca, che deve essere in numero sufficiente a garantire anche il lavoro corrente e per il quale è necessario prevedere un conseguente aumento del carico di lavoro, oppure utilizzando risorse interne e data base esterni dai quali derivare le notizie bibliografiche che comunque vanno controllate dal personale con particolare attenzione alle voci dei file di autorità e completate con i dati locali. La biblioteca può anche affidare l'intera operazione a fornitori esterni: ad esempio cooperative che copiano le schede direttamente sul sistema, correndo il rischio di un probabile blocco nell'uso dei cataloghi interessati alla conversione e dovendo predisporre una quantità di posti di lavoro (PC) adeguate a supportare il numero di operatori impegnati nel progetto, con una previsione di tempi di realizzazione abbastanza lunghi o comunque legati proporzionalmente al numero di persone coinvolte; oppure può disporre di ditte che forniscono un servizio "tag and key" che generalmente consiste nel prelevare l'immagine della scheda (scannerizzandola o microfilmandola), codificarne gli elementi che la compongono secondo lo standard e il formato scelti dalla biblioteca, digitare i dati codificati e infine restituire alla biblioteca le notizie bibliografiche in forma di record perché siano verificate e importate sul sistema di gestione. L'Università Ca' Foscari di Venezia ha appena completato la conversione retrospettiva dei cataloghi cartacei delle 23 biblioteche di Ateneo per un totale di circa 450.000 volumi. Le informazioni erano organizzate in numerosi cataloghi (uno o più per ogni biblioteca), con tipologie di schede estremamente diverse le une dalle altre per struttura, quantità di informazioni e regole (manoscritte, RICA, ISBD, complete, approssimative, artigianali ecc.) a causa del sovrapporsi nel tempo sia di norme che di mani, a volte anche profane.

Questo progetto è stato avviato con una gara d'appalto internazionale partendo dai seguenti presupposti: 1) le operazioni di retroconversione non avrebbero dovuto in alcun modo bloccare l'attività delle biblioteche; 2) i tempi di realizzazione chiesti dal Rettore (due anni) per il completamento dell'operazione dovevano essere garantiti; 3) doveva essere garantita anche un'alta percentuale di precisione sia nella codifica, che nella digitazione dei dati; 4) era necessario che un lavoro di tale entità fosse svolto da professionisti e con una metodologia consolidata, per non incorrere in avventure di esito incerto; 5) la conversione doveva essere effettuata secondo criteri che garantissero una buona possibilità di circolazione dei dati, e quindi la ditta doveva essere in grado di usare il formato Unimarc, che tra l'altro è il formato nativo nel quale vengono gestiti i dati dal software che abbiamo scelto per l'informatizzazione delle biblioteche di Ateneo, Geac Advance.

Al bando di gara hanno risposto 34 ditte delle quali solo 2, Jouve (Francia) e Saztec Europe (Gran Bretagna), sono risultate in possesso dei requisiti che rispondessero all'analiticità delle specifiche tecniche espresse nel capitolato e quindi ammesse alla gara. Vincitrice dell'appalto è risultata la ditta Saztec che ha avviato e completato la microfilmatura dei cataloghi nel mese di agosto 1995. Nel corso dei successivi 16 mesi sono stati consegnati i nastri relativi ad ogni catalogo per il controllo di qualità, preceduti da richieste di chiarimento e specificazione di innumerevoli schede a causa dello stato non proprio buono dei cataloghi, e seguiti dall'invio del nastro relativo ai record deduplicati dei cataloghi di ognuno dei quattro gruppi, omogenei per disciplina, nei quali e' stata suddivisa l'intera operazione di retroconversione. L'ultimo nastro è stato consegnato dalla ditta Saztec il 31 dicembre 1996, e il catalogo, che attualmente è costituito da oltre 580.000 record in formato Unimarc, è consultabile all'indirizzo telnet libra.unive.it

Dott. Fabio Venuda
Direttore dei Servizi Bibliotecari ed Informatici - Università Ca' Foscari di Venezia
c/o Ca' Bernardo, Dorsoduro 3199 - 30123 VENEZIA
Tel: 041-2577069; fax: 041-5230159; e-mail: venuda@unive.it