Alcune Università facenti parte del Consorzio CASPUR stanno esplorando la possibilità di condividere l’accesso e la gestione dei CD-ROM e di banche dati in linea, al fine di evitare alcuni costi, di ridurne altri, di avvantaggiarsi delle esperienze che le biblioteche delle Università partecipanti hanno acquisito nella gestione di questo materiale, e del know-how presente nel CASPUR nella gestione delle reti, delle architetture client/server e in quello sistemistico in generale. La relazione comprende una breve descrizione del progetto, delle sue fasi e delle possibile soluzioni tecniche.

  Introduzione

  Premessa. L’aumento vertiginoso della produzione d’informazione elettronica nell’ambito accademico, il costante aumento dei costi dell’informazione di interesse accademico/scientifico (in particolare di quella periodica a stampa), la riduzione percentuale e progressiva delle risorse finanziarie a disposizione degli atenei, la difficoltà ad avere personale altamente qualificato nell’ambito delle applicazioni delle nuove tecnologie dedicato ai servizi della biblioteca, obbligano le singole istituzioni a individuare le possibili soluzioni per uscire da questa impasse e poter adempiere alle proprie funzioni istituzionali (di ricerca e di didattica) in modo adeguato ai tempi e alle esigenze della comunità di cui sono espressione.

Oggi le crescenti innovazioni tecnologiche offrono delle soluzioni che rendono sempre più praticabile e vantaggiosa la condivisione delle risorse informative.

La tecnologia, infatti, mette a disposizione sul piano delle telecomunicazioni, su quello dell’hardware, del software e del networking, delle soluzioni sempre più avanzate che permettono di accedere alle risorse informative in modo rapido, indipendentemente dalla localizzazione della risorsa stessa e/o dell’utente che ne fa richiesta.

Ne consegue che la scelta di condividere l’accesso alle risorse informative, applicando economie di scala, diventa una risposta efficace per adeguare i servizi informativi di supporto allo studio e alla ricerca ai bisogni dell’utenza universitaria.

L’accesso e la gestione delle risorse informative su base consortile possono risultare estremamente interessanti.

  La soluzione consortile. Una condivisione delle risorse su base consortile presenta per i singoli atenei notevoli vantaggi che possiamo così riassumere:

• risparmio sulle risorse hardware necessarie (occorrono meno server sui quali installare un prodotto basato su architettura client/server);


• risparmio sui costi di manutenzione e di personale adibito alla gestione del/dei server;


• risparmio netto sul costo di accesso alle banche dati (si può arrivare ad una riduzione di spesa di circa ben il 38% rispetto ai costi da sostenere individualmente);


• razionalizzazione delle attività relative alla gestione/consultazione dei cd-rom all’interno delle biblioteche; queste ultime verrebbero infatti sollevate dal compito di occuparsi della parte gestionale almeno di queste basi di dati e possono dedicarsi ai rapporti con l’utenza (organizzazione del servizio, formazione, istruzione), ai servizi di ILL e di fornitura elettronica di documenti, etc.;


• razionalizzazione delle attività di addestramento e di assistenza agli utenti finali attraverso l’adozione di soluzioni comuni (istruzioni via web, opuscoli illustrativi, tutorial via Internet);


• l’esistenza, già all’interno del CASPUR, di un know-how specifico nell’ambito delle applicazioni delle nuove tecnologie, quindi con disponibilità di competenze e di esperienze acquisite nel campo delle reti, della gestione di database, e delle problematiche legate all’automazione delle biblioteche;


• condivisione delle esperienze e delle conoscenze acquisite dalle singole università nell’ambito della gestione dei cd-rom;


• e, infine, maggior potere contrattuale, verso i distributori, di un consorzio (se non altro per le sue dimensioni) rispetto a un singolo ateneo o, peggio, a una singola biblioteca.

  I problemi di una soluzione consortile.
Certamente la realizzazione operativa di una condivisione delle risorse presenta anche alcuni problemi su piani diversi che vanno affrontati e risolti con soluzioni adeguate.

• Le proposte offerte dal mercato nell’ambito del cd-rom networking sul piano tecnologico, sistemistico e gestionale, pur nella loro complessità, non presentano grossi problemi, se sono presenti le risorse infrastrutturali, di hardware/software e le competenze per gestirle. Occorre quindi che queste risorse siano presenti.
• I bisogni di assistenza/addestramento presentati dall’utenza finale per quanto riguardo l’uso del software utilizzato da queste tecnologie (familiarità con il/i software d’interrogazione delle banche dati e necessità di un eventuale scarico del software client sulla stazione di lavoro), possono trovare risposta nelle soluzioni offerte dalla tecnologia.
  Oggi, infatti, la tendenza dei fornitori è di adottare interfacce per la consultazione sempre più amichevoli per l’utente finale, basate su WEB e arricchendole di funzionalità che superano alcuni limiti del protocollo HTTP e rispondono in maniera adeguata alle esigenze sia dell’utente novizio sia di quello esperto. Sono, tuttavia, ancora carenti i dati informativi che questi sistemi sono in gradi di fornire sull’uso da parte degli utenti.
  E’ necessario comunque, da parte delle biblioteche, continuare o iniziare a fornire un servizio strutturato di informazione e di consulenza per un certo numero di utenti.
  Queste funzioni, tuttavia, nel loro aspetto più ripetitivo possono essere svolte da tutorial disponibili in rete e materiale illustrativo a stampa, messi a disposizione dal consorzio, oppure mediante seminari tenuti con una certa regolarità, in modo da limitare il servizio in biblioteca agli aspetti organizzativi, alle attività di consulenza per le ricerche più complesse e alla ricaduta che questi servizi comportano sul prestito interbibliotecario e sulla fornitura elettronica di documenti.
• L’analisi di taluni aspetti relativi alla stipulazione del contratto con il distributore e con il fornitore delle basi di dati costituisce una parte rilevante dello studio.
• Ben più complesse appaiono nel contesto burocratico amministrativo italiano le soluzioni da adottare con riferimento alle modalità del finanziamento del servizio. Queste dovranno essere studiate attentamente.
• Inoltre, una comunicazione efficace tra le istituzioni consorziate con il gestore/coordinatore del servizio e con i distributori è fondamentale per la riuscita del progetto stesso.

  Origine del Progetto

Il progetto nasce dalla richiesta fatta al CASPUR, da una delle 5 università appartenenti al consorzio (l’Università di Roma Tre) di esplorare la possibilità di una collaborazione tra i membri del consorzio stesso al fine di creare un servizio di documentazione su base consortile, per condividere l’accesso ad alcune risorse bibliografiche e documentarie di interesse comune, disponibili in formato elettronico sia su cd-rom che in linea. Al CASPUR è stato affidato il compito di occuparsi della gestione sistemistica del servizio.

Il consiglio direttivo del CASPUR ha quindi espresso parere favorevole affinché si istituisse una commissione, costituita da un delegato da ciascun membro del consorzio, con lo scopo di studiare la fattibilità di tale progetto.

Fanno parte della commissione due dipendenti del CASPUR, di cui uno informatico, esperto di gestione di database e di applicazioni client/server nell’ambito dell’automazione di biblioteche, e l’altro di formazione bibliotecaria ed esperto di aspetti biblioteconomici e delle problematiche relative ai servizi al pubblico nelle applicazioni delle nuove tecnologie .

La commissione è stata istituita solo da pochi mesi e il progetto che viene qui presentato e’ allo stato di prima bozza.

  Descrizione del Progetto

Il progetto prevede :

• valutazione delle caratteristiche tecniche, funzionali e della complessità dei principali sistemi di database/cd-rom networking su rete geografica offerti oggi dal mercato nonché delle esperienze sinora maturate dalle singole università consorziate e dalle altre università italiane nell’ambito della gestione di basi di dati bibliografiche e documentarie in rete di ateneo;
• analisi e studio delle infrastrutture e delle risorse hardware e software necessarie per realizzare la configurazione che meglio risponda alle esigenze del consorzio;
• individuazione, da parte delle biblioteche delle università consorziate, delle basi di dati di interesse comune a cui abbonarsi;
• definizione del numero di accessi per ciascuna banca dati o insieme di banche dati, del tipo di accesso (accesso limitato al dominio o attraverso password) e delle sue modalità (consultazione dal dominio di ateneo e/o accesso riservato ad alcune tipologie di utenti attraverso la compilazione di un modulo di richiesta; creazione di portafogli per gruppi di utenti);
• individuazione del/dei distributore/i in Italia, le cui offerte sul piano economico, su quello dell’assistenza e della flessibilità (in relazione alle esigenze di ricerca e sviluppo del progetto stesso) risultino più convenienti per il consorzio;
• studio dei costi, quelli iniziali di investimento di hardware /software, quelli gestionali relativi alla manutenzione del sistema (macchine e risorse umane) e, infine, studio delle modalità in cui le singole università parteciperebbero alla condivisione dei costi, non solo di quelli iniziali e di quelli gestionali ma anche di quelli relativi agli abbonamenti alle base di dati;
• studio approfondito di tutti gli aspetti relativi alla stipulazione dei contratti (definizione di chi sono le parti contrattuali, leasing o proprietà del supporto fisico - e, in caso di leasing, se questo è permanente o limitato alla durata dell’abbonamento - definizione degli utenti e delle limitazioni nel loro uso dei dati, possibilità di effettuare copia di backup del database, problemi di sicurezza, etc.);
• ideazione di una campagna, verso gli utenti, per la sensibilizzazione e l’informazione sull’uso delle tecnologie software e sul contenuto delle basi di dati messe in rete, attraverso l’utilizzo di diversi strumenti (pagine informative su WEB, brevi guide illustrative, seminari) in collaborazione con i produttori e i distributori;
• costituzione di un gruppo di coordinamento permanente, che comprenda rappresentanti delle singole università consorziate, che svolgano funzioni di collegamento sia tra le strutture bibliotecarie della propria università e le altre interessate a partecipare al progetto, sia con il gestore/coordinatore del sistema , in modo da garantire un flusso costante di informazione su tutti gli aspetti relativi al servizio.

Al fine di fornire alla commissione uno strumento operativo che in questo stadio l’aiuti a studiare in maniera precisa e definita tutte le problematiche connesse con una felice realizzazione del progetto, si prevede di partire in tempi brevi con una fase di sperimentazione con accessi di prova per le università consorziate (Università "La Sapienza", Università di Roma Tre, eventualmente il Politecnico di Bari) alle banche dati offerte dalla SILVERPLATTER con la soluzione client/server ERL accessibili dall’Università di Lecce.

In questa fase si procederà a:

• acquisire un know-how specifico sulla gestione del server;
• svolgere una campagna informativa sul nuovo servizio messo a disposizione, elaborando un questionario per rilevare le opinioni degli utenti in merito alla qualità del servizio reso e alla soddisfazione delle esigenze diffuse;
• progettare moduli di formazione e di addestramento permanenti per gli operatori e per gli utenti;
• monitorare il traffico di rete in relazione all’efficienza del sistema;
• raccogliere ed elaborare dati statistici sul funzionamento del sistema;
• raccogliere dati sugli utenti e sul loro uso delle banche dati.

  Ipotesi di una soluzione tecnica.

Viene presentata una possibile soluzione, che sarà oggetto di discussione nelle prossime riunioni del gruppo di studio, consistente in una rete integrata di Web e Database Server.

Questi ultimi sono dei Server, nei quali vengono installate le Banche Dati, che mettono a disposizione di alcuni Client la possibilità di poterle consultare via rete, con modalità standard.

I Database Server possono risiedere presso il Caspur o in sedi periferiche (ad es. presso le Università consorziate) a seconda del tipo d'utilizzo delle Banche Dati, delle caratteristiche hardware dei Server, della richiesta d'accessi o per ragioni derivanti da problemi amministrativi.

I Web Server possono essere dislocati in diversi punti secondo le esigenze degli utenti. Si possono costruire, presso i siti Web delle singole Università consorziate, pagine di consultazione personalizzate che accedono a Banche Dati comuni agli utenti del Consorzio.

Le politiche d'accesso alle Banche Dati possono essere decise, dagli amministratori, mediante l’uso di filtri sugl'indirizzi di rete, autorizzazioni personali (o di gruppo) e mediante "portafogli" per gruppi omogenei d'utenti afferenti a determinati enti.

L'amministrazione dei Server resta a cura delle singole università, ma è coordinata da un gruppo di lavoro che centralmente si occupa di decidere dell'installazione di nuove Banche Dati, dell'aggiornamento dei software, della distribuzione dei permessi d'accesso a seconda della disponibilità delle licenze.

I Database Server, inoltre, sono spesso interrogabili in modo diretto da Client (diversi dai comuni Browser Web) studiati dalle case produttrici delle Banche Dati. Gli utenti che vorranno farne uso potranno farlo autonomamente usufruendo del supporto del centro, che si occuperà della distribuzione e della personalizzazione dei Client, nonché della diffusione delle istruzioni necessarie alle installazioni ed un aiuto di primo livello alla risoluzione dei problemi più comuni.

  Il futuro.
Se questo progetto trova piena realizzazione, si può ipotizzare un secondo progetto che preveda l’accesso su base consortile ad altre banche dati, non servite da sistemi client/server (oggi disponibili su reti locali di CD-ROM esistenti in biblioteche di dipartimenti o di istituti, o su rete di ateneo), su base geografica più estesa di quella di un ateneo. La loro gestione centralizzata consentirebbe di ottimizzare i costi e garantire una migliore qualità di servizi.

Successivamente, anche gli stessi servizi di ILL e di fornitura elettronica di documenti potrebbero essere oggetto di uno studio ad hoc per ridurre i costi gestionali e organizzativi del servizio e liberare così le biblioteche da una serie di compiti ripetitivi.

Inoltre l’accesso ad altri servizi a pagamento (banche dati in linea, collezioni di testi elettronici, abbonamento a periodici elettronici etc) potrebbero essere organizzati e gestiti su base consortile.

Potrebbero infine essere messi in cantiere progetti di digitalizzazione di collezioni di interesse accademico.

Dott. Angelo Foglietta, e-mail: a.foglietta@caspur.it
Dott.ssa Paola Gargiulo, e-mail: Paola.Gargiulo@caspur.it
CASPUR (Consorzio per le Applicazioni di Supercalcolo Per Università e Ricerca)
c/o Università degli Studi di Roma "La Sapienza", locali del CICS (Centro Interdipartimentale per il Calcolo Scientifico)
Piazzale Aldo Moro n.5 - ROMA